Iso Dan Implementasi

 

TUGAS

Iso Dan Implementasi Pada “Badan Kepegawaian Negara Kantor Regionaal II Surabaya”

Disusun untuk memenuhi Tugas

Manaj. Layanan Sistem Informasi #

  Disusun Oleh :

 

                  Aditya Calvin Bima

      10120042

        2KA21

 

 

 

UNIVERSITAS GUNADARMA

2022

 

BAB I                                                                                                     PENDAHULUAN

 

Latar Belakang

Upaya Meningkatkan Kualitas Pelayanan Melalui ISO 9001:2008 Pada Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional II Surabaya. Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional II Surabaya merupakan salah satu instansi pemerintah yang melaksanakan tugas pelayanan dan pembinaan dalam bidang kepegawaian yang telah menerapkan standar ISO 9001:2008. Namun, masih saja terdapat beberapa hambatan yang terjadi dalam pelayanan administrasi kepegawaian oleh penerima pelayanan. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui dan mendeskripsikan upaya meningkatkan kualitas pelayanan melalui ISO 9001:2008 pada Badan Kepegawaian Negara   Kantor Regional II Surabaya. Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Fokus penelitian antara lain: (1) upaya meningkatkan kualitas pelayanan melalui ISO 9001:2008 pada Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional II Surabaya, (2) faktor-faktor yang mendukung dan menghambat upaya meningkatkan kualitas pelayanan melalui ISO 9001:2008 pada Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional II Surabaya. Hasil penelitian ini adalah masih saja terdapat beberapa hambatan yang ditemui dalam upaya yang dilakukan dalam meningkatkan kualitas pelayanan melalui ISO 9001:2008 pada Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional II Surabaya dengan faktor pendukung dan penghambat. Saran yang diberikan adalah Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional II Surabaya harus lebih aktif dalam meningkatkan pelayanan adminiatrasi kepegawaian sesuai dengan standar ISO 9001:2008.

 

 

 

 

 

 

 

Implementasi Iso

Sistem ISO (International Organization for Standardization) adalah sebuah sistem standar yang ditetapkan untuk manajemen mutu suatu perusahaan yang bergerak di berbagai bidang, dengan harapan manajemen individu maupun target dalam sebuah perusahaan dapat tercpai dan terawasi dengan baik. Dalam penerapannya ada berbagai jenis sistem standar ISO yang dipergunakan dengan langkah-langkah sebagai berikut.

 

 

 

 

Tujuan

1.     Untuk mengetahui badan yang menggunakan implementasi iso

2.     Untuk mengetahui penerapan implementasi iso pada badan kepegawaian negara

 

Batasan Malasah

Agar pembahasan tidak menyimpang dari pokok permasalahan yang sebenarnya, dalam hal ini peneliti memberikan batasan masalah yang akan diteliti. Berdasarkan identifikasi masalah, guna memperjelas arah dan obyek penelitian. Masalah yang dibahas dalam penelitian ini yaitu Iso Dan Implementasi Pada “Badan Kepegawaian Negara Kantor Regionaal II Surabaya”

 

 

 

 

 

 

BAB II                                                                                                  PEMBAHASAN MATERI

 

1.         Upaya meningkatan kualitas pelayanan melalui ISO 9001:2008 Pada Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional II Surabaya

Seperti yang sesuai dengan salah satu misi dari Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional II Surabaya yakni pelayanan prima administrasi kepegawaian, Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional II Surabaya dituntut supaya bisa selalu meningkatkan kualitas pelayanannya. Oleh karena itu kualitas pelayanannya harus disesuaikan dengan pernyataan kebijakan mutu dan sasaran mutu yang terdapat pada pedoman mutu Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional II Surabaya di bidang Status Kepegawaian dan Pensiun. Untuk itu, untuk meningkatkan pelayanan kepada para PNS maupun perorangan pensiunan sebagai penerima pelayanan diperlukan upaya-upaya yang harus dilakukan oleh Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional II Surabaya diantaranya :

a.         Peningkatkan kemampuan pegawai

Dalam upaya meningkatkan kualitas pegawai termasuk kualitas pelayanan, Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional II Surabaya khususnya bidang bimtek mempunyai tugas untuk mengikutsertakan pegawai Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional II Surabaya untuk mengikuti pelatihan dan diklat yang dibuat dan diselenggarakan oleh Badan Kepegawaian Negara Jakarta. Diklat dan pelatihan tersebut disesuaikan dengan kebutuhan yang ada, dan oleh bidang bimtek akan menyesuaikan tema diklat dan pelatihan tersebut sesuai dengan kemampuan dan spesialisasi pegawai yang akan mengikutinya.

b.         Sifat pelayanan yang baik, ramah dan sopan

Dalam memberikan pelayanan kepada penerima pelayanan, menggunakan keramahan dan kesopanan merupakan hal yang penting. Karena notabenenya penerima pelayanan yang datang adalah raja dalam hal pelayanan. Sikap sopan dan ramah yang diberikan oleh petugas pelayanan akan memberikan kesan yang positif kepada penerima pelayanan. Serta penerima pelayanan pun juga akan merasa nyaman dengan pelayanan yang ada.

c.         Pemberian kepercayaan kepada penerima pelayanan melalui banner, spanduk         dan   papan    tentang pelayanan di Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional II   Surabaya Penampilan juga merupakan hal penting dalam   memberikan kepercayaan kepada penerima pelayanan. Upaya-upaya dalam meningkatkan pelayanan tersebut bisa berupa banner, spanduk maupun papan di pusat pelayanan sehingga penerima pelayanan pun dapat mengetahui tentang segala sesuatunya yang berhubungan            dengannpelayanan kepegawaian di Badan Kepegawaian Negara Regional II Surabaya ini.

d.         Pemberian penanganan kritik dan penilaian kualitas pelayanan kepada pelanggan melalui indeks kepuasan pelanggan

Untuk mengevaluasi pelayanan yang dilakukan bidang Status Kepegawaian dan Pensiun Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional II Surabaya melakukannya dengan dua cara yaitu dengan menyuruh setiap penerima pelayanan untuk memberikan kepuasan mereka terhapap pelayanan yang mereka terima dengan memencet salah satu tombol yang ada pada alat pengukur indeks kepuasan pelanggan dan membagikan angket setiap minggunya secara acak kepada penerima pelayanan untuk diisi menurut kepuasan pelayanan yang diterimanya. Sehingga bidang Status Kepegawaian dan Pensiun bisa mengevaluasi kinerja mereka dalam memberikan pelayanan dan diharapkan untuk memperbaiki dan menambah kualitas pelayanan terhadap para penerima pelayanan.

e.         Pemberian kemudahan informasi tentang persyaratan dan waktu pelayanan

Upaya meningkatkan pelayanan kepegawaian juga harus sesuai dengan kenyataan yang nyata harus dilakukan dalam memberikan layanan kepada penerima pelayanan. Tindakan yang harus diupayakan diantaranya adalah:

1.         Kesesuaian persyaratan dengan jenis pelayanan yang diberikan

Terdapat dua macam penerima pelayanan disini yakni perorangan yang mengurus SK pensiun janda/duda dan mutasi keluarga serta pegawai BKD daerah yang mengusulkan SK pensiun, karpeg, dan karis/karsu. Untuk perorangan kebanyakan sudah tahu persyaratannya sedangkan untuk pegawai BKD sudah jelas memahami semua persyaratan karena kebanyakan dari mereka juga sering datang ke Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional II Surabaya ini untuk memberikan usulan administrasi kepegawaian dari BKD setempat. Tetapi apabila masih ada kekurangan persyaratan, petugas pelayanan akan mengingatkan kembali dan mengembalikan berkas tersebut kepada pengguna layanan. Selain itu,

semua persyaratan juga sudah ada di website resmi Badan Kepegawaian Negara yakni www.bkn.go.id , selain itu juga sudah ada sebuah media yang terdapat di Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional II Surabaya yang bernama Anjungan Mandiri Informasi Kepegawaian. Selain untuk melihat semua persyaratan dalam pengurusan administrasi kepegawaian terdapat sebuah tempat yeng bernama Anjungan Mandiri Informasi Kepegawaian.

2.         Waktu dalam melakukan pelayanan Waktu pelayanan di Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional II Surabaya sudah sesuai dengan sasaran mutu   Sistem Manajemen  Mutu ISO 9001:2008 bidang Status Kepegawaian dan Pensiun. Tetapi meskipun begitu masih saja ada permasalahan dalam waktu pelayanannya. Permasalahan tersebut berasal dari sisi eksternal, misalnya kesalahan penulisan data yang masuk dari         pengusul hingga keterlambatan data pengusul yang diterima dari BKD masing-masing daerah.

f.          Prosedur pelayanan yang sesuai dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

Prosedur pelayanan yang ada di Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional II Surabaya ini sudah ada di Pedoman Mutu Sistem Manajmenen Mutu ISO 9001:2008 bidang Status Kepegawaian dan Pensiun. Dan dari narasumber lain juga didapatkan bahwa para penerima layanan masih ada yang belum mengetahui prosedur pelayanan kerja di Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional II Surabaya ini dan yang mereka tahu hanya prosedur pelayanan yang minim itu saja.

Sedangkan untuk meningkatkan kualitas pelayanan di Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional II Surabaya ini, di pusat layanan terdapat 2 buah komputer yang masing-masing berfungsi untuk membantu kinerja para petugas pelayanan. Komputer tersebut digunakan untuk menjalankan program Mail Tracking Pelayanan Kepegawaian dan Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian.

 

 

 

A.      Faktor penghambat

1)         Kesalahan penulisan data oleh pengusul yang akan masuk ke database

Kesalahan memasukkan data ke dalam database komputer juga akan mempengaruhi waktu pelayanan yang ada di Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional II Surabaya ini. Dimana yang seharusnya waktu yang sudah tertera dalam sasaran mutu Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 bidang Status Kepegawaian dan Pensiun, akan menjadi terulur karena kejadian ini. Sehingga hal ini juga sangat perlu akan kesadaran dari pengusul untuk lebih teliti dan cerdas dalam memberikan berkas demi membantu meningkatkan kualitas pelayanan di Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional II Surabaya.

2)         Adanya keterlambatan data pengusulan yang diterima dari BKD

Kebanyakan data usulan yang diterima oleh pusat layanan BKN Kanreg II Surabaya ini berasal dari BKD masing-masing daerah. Terkadang ada saja keterlambatan data pengusulan dari BKD tersebut untuk disampaikan ke BKN Kanreg II ini. Sehingga hal ini otomatis menghambat kinerja pelayanan yang ada di BKN Kanreg II itu sendiri. Sebagaimana alur prosedur dan waktu yang sudah terdapat di pedoman mutu Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 bidang Status Kepegawaian dan Pensiun sudah tertera didalamnya menjadi tidak sesuai dengan yang diharapkan. Sehingga hal tersebut membuat proses pelayanan sedikit terlambat dari waktu yang sudah ditentukan.

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB III                                                                                                KESIMPULAN & SARAN

 

Kesimpulan                                                                                                                                 

Berdasarkan data yang diperoleh selama penelitian di Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional II Surabaya dalam upaya meningkatkan kualitas pelayanan melalui ISO 9001:2008 terdapat beberapa upaya yang dilakukan serta faktor pendukung dan penghambat dalam pelaksanaanny ,

Saran

Upaya Meningkatkan Kualitas Pelayanan Melalui ISO 9001:2008 Pada Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional II Surabaya. Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional II Surabaya merupakan salah satu instansi pemerintah yang melaksanakan tugas pelayanan dan pembinaan dalam bidang kepegawaian yang telah menerapkan standar ISO 9001:2008.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB IV                                                                                                             REFERENSI

 

Available from <www.menpan.go.id/jdih/permen-kepmen/kepmenpan/rb?strats=30> (accessed 10 Januari 2013).

Moenir, H.A.S. (2008). Manajemen Pelayanan Umum Di Indonesia. Jakarta: Bumi Aksara Moleong, Lexy J. (2009). Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung : PT. Remaja Rosdakarya. Musanef. (1992). Manajemen Kepegawaian Di Indonesia. Jakarta: CV. Haji Mas Agung.

Sugiyono. (2008).  Metode penelitian Kualitatif dan Kuantitatif. Bandung: PT. Alfabeta.

Tjiptono, Fandy dan Anastasia Diana. (2003). Total Quality Management. Yogyajarta : Andi Offset. Widjaja, A, W. (2006). Administraasi Kepegawaian. Jakarta: Rajawali.

Undang-undang RI           No.        25           Tahun    2009      tentang Pelayanan           Publik.               Available              from

<www.esdm.go.id/963-undang-undang-nomor -25 -tahun 2009.html> (accessed 10 Januari 2013